Se gestisci distributori automatici o vending machine, sei tenuto alla memorizzazione elettronica e alla trasmissione telematica dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. Non si tratta più di annotare gli incassi su un registro: i dati di vendita vanno raccolti dal dispositivo e inviati periodicamente al sistema dell'Agenzia in formato elettronico. Il processo può sembrare complesso, ma segue una sequenza precisa di passaggi che, una volta impostati, diventano quasi automatici.
In questa guida operativa vediamo l'intero percorso: dall'accreditamento sul portale Fatture e Corrispettivi al censimento del dispositivo, dalla matricola del sistema master alla generazione e applicazione del QR Code, fino alla raccolta e all'invio effettivo dei dati. Chiariamo anche la differenza pratica tra distributori con e senza porta di comunicazione, perché cambia il modo in cui i corrispettivi vengono acquisiti.
Accreditamento del gestore sul portale Fatture e Corrispettivi
Il primo passo è accreditarsi come gestore sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Per accedere servono le credenziali di identità digitale SPID, CIE (Carta d'Identità Elettronica) o CNS, oppure le credenziali rilasciate direttamente dall'Agenzia (Entratel/Fisconline). Una volta entrato nell'area riservata, dovrai raggiungere la sezione dedicata a chi opera con i distributori automatici.
Il sistema distingue due figure: il gestore e l'operatore. Il gestore è il soggetto obbligato alla trasmissione, cioè chi ha la disponibilità del distributore e ne incassa i corrispettivi: è a questo ruolo che vanno collegati i dispositivi. L'accreditamento è propedeutico a tutte le fasi successive: senza di esso non è possibile censire i dispositivi né attivare l'invio dei dati.
Censimento del dispositivo e matricola del sistema master
Completato l'accreditamento, si passa al censimento del distributore. All'interno dell'area dedicata trovi il servizio per il censimento del singolo dispositivo: qui censisci il cosiddetto sistema master, ovvero l'unità del distributore che governa la vendita (tipicamente la macchina dotata di sistema di controllo e display). Ciò che identifica in modo univoco il dispositivo agli occhi dell'Agenzia è la matricola del sistema master.
Durante il censimento ti vengono richiesti i dati identificativi del dispositivo e la sua ubicazione precisa, comprese le coordinate geografiche (latitudine e longitudine) del punto in cui il distributore è installato. Se gestisci un parco macchine numeroso, l'Agenzia mette a disposizione anche procedure di censimento massivo, che consentono di gestire in blocco più dispositivi ed evitare di ripetere la stessa operazione decine di volte.
Generazione e applicazione del QR Code
Al termine del censimento, il sistema dell'Agenzia delle Entrate produce e rende disponibile un QR Code associato a quello specifico distributore. Il gestore deve scaricare il QR Code dal portale e applicarlo fisicamente sul dispositivo, in una posizione visibile e protetta. Il QR Code consente a chiunque di verificare, tramite lettura, che il distributore sia stato regolarmente censito presso l'Agenzia.
Il QR Code non è solo un adempimento formale: contiene le informazioni di collegamento tra la macchina fisica e la sua registrazione telematica. Insieme ai dati del dispositivo inseriti in fase di censimento, il QR Code scaricato è ciò che consente di attivare la trasmissione periodica dei corrispettivi da quel distributore.
Distributori con e senza porta di comunicazione: la differenza operativa
La modalità con cui i corrispettivi vengono raccolti dipende dalla presenza o meno di una porta di comunicazione sul distributore. Nei distributori con porta di comunicazione, il dispositivo mobile (lo strumento incaricato dell'invio) si collega alla macchina e acquisisce automaticamente i dati di vendita memorizzati, senza intervento manuale sui singoli importi.
Nei distributori senza porta di comunicazione, invece, non è possibile leggere i dati direttamente dalla macchina: l'operatore rileva gli incassi e inserisce manualmente i dati di vendita nel software del dispositivo mobile. In entrambi i casi il risultato finale è lo stesso: viene generato un file in formato XML conforme alle specifiche tecniche, sigillato elettronicamente e trasmesso al sistema dell'Agenzia tramite canale cifrato. Cambia solo il modo in cui i dati entrano nel dispositivo.
Raccolta e invio dei dati: il ruolo del dispositivo mobile
Per trasmettere i corrispettivi serve un dispositivo mobile abilitato, dotato di un certificato dispositivo (Device Certificate) richiesto e rilasciato attraverso il dispositivo stesso. È questo certificato che sigilla il file dei corrispettivi e garantisce che l'invio provenga da una fonte autenticata verso l'Agenzia delle Entrate. Una volta configurato, il dispositivo raccoglie i dati (in automatico o manualmente, a seconda del tipo di macchina) e li trasmette secondo la periodicità impostata.
È in questo passaggio che un'app dedicata semplifica notevolmente il lavoro del gestore. SpeedyCorrispettivi, per esempio, è un'app per Android e iOS pensata proprio per la trasmissione telematica dei corrispettivi di distributori automatici e lavanderie self service: gestisce la raccolta dei dati e l'invio all'Agenzia delle Entrate senza richiedere competenze tecniche particolari, riducendo il rischio di errori nella compilazione e nell'invio dei file. Impostata la frequenza, l'invio periodico procede in modo regolare, lasciando al gestore solo il controllo dei dati.